Documentatie pentru utilizatori

Conformitate cu procedurile IPEX

Aplicatia este conforma, la nivelul fluxului operational implementat, cu procedurile IPEX privind parcursul documentelor prin structurile Senatului Romaniei. Pentru fiecare document sunt evidentiate etapele, responsabilitatile, termenele, documentele de lucru, avizarile, comunicarile si deciziile inregistrate, de la receptie pana la inchiderea dosarului.

Fluxul Protocolului 1 cuprinde 24 de operatiuni distincte. Fiecare interventie este asociata unui utilizator si unui moment precis, astfel incat traseul documentului sa poata fi verificat ulterior fara reconstruirea lui din mesaje, fisiere dispersate sau memorie institutionala.

Acces si autentificare

Portalul Senatului este disponibil la senat.ipex.csint.ro. Pagina de autentificare solicita numele de utilizator si parola.

1. Completati campurile Utilizator si Parola.
2. Apasati butonul Autentificare.
3. Aplicatia transmite un cod unic de opt cifre la adresa de email asociata contului.
4. Introduceti codul in pagina de verificare si apasati Verifica si continua.

Codul este valabil 5 minute, poate fi utilizat o singura data si este blocat dupa cinci incercari nereusite. Sesiunea autentificata este legata de institutia selectata.

Meniul Panou

Panou este pagina de pornire dupa autentificare. Cardurile afisate ofera acces direct la zonele principale ale aplicatiei.

• Comisii deschide lista comisiilor si configurarea datelor acestora.
• Membri conduce la aceeasi zona, unde sunt administrate persoanele si destinatarii mesajelor.
• Documente IPEX deschide registrul documentelor si fluxurile procedurale.
• Logs deschide jurnalul de audit, disponibil administratorului.

Bannerul de securitate, atunci cand este afisat, indica o actiune necesara asupra contului. Acesta nu trebuie ignorat.

Meniul Comisii

Zona Comisii este utilizata pentru definirea structurii care primeste si solutioneaza documentele repartizate.

Adaugarea unei comisii

1. Apasati + Adauga comisie.
2. Completati denumirea, acronimul, adresa de email si, dupa caz, descrierea.
3. Bifati Comisie activa daca aceasta poate primi alocari.
4. Apasati Salveaza comisia.

Modificarea unei comisii

Din lista din partea stanga, apasati pictograma de editare. Formularul din dreapta permite actualizarea datelor. Stergerea este logica: inregistrarea nu mai este utilizata operational, dar istoricul ramane disponibil pentru audit.

Membri si destinatari

1. Apasati Adauga membru.
2. Completati numele, functia, telefonul si emailul.
3. Selectati functia: presedinte, vicepresedinte sau membru.
4. Bifati Primeste copie numai pentru persoanele care trebuie informate la o alocare.

Adresa comisiei este destinatarul principal. Membrii selectati primesc mesajul in copie. Aplicatia permite maximum un presedinte si un vicepresedinte in aceeasi comisie.

Meniul Documente

Zona Documente reuneste catalogul IPEX, datele procedurale si toate documentele de lucru asociate.

Lista documentelor

In partea stanga este afisata lista documentelor. Fiecare card prezinta referinta, titlul, statusul intern, comisiile alocate si numarul fisierelor. Apasarea cardului deschide detaliile in partea dreapta. Butonul Roadmap poate fi utilizat direct din card.

Preluarea din IPEX

• Introduceti o referinta, de exemplu COM/2026/102, si apasati Importa referinta.
• Pentru actualizarea catalogului anual, apasati Importa toate COM/2026.
• Metadatele, tag-urile si fisierele sursa sunt pastrate read-only.

Statusul intern

Campul Status intern arata starea generala: Nou, Alocat, In lucru, Rezolvat sau Arhivat. Documentul nu poate fi marcat Rezolvat cat timp exista etape obligatorii nefinalizate, iar arhivarea este permisa numai dupa rezolvare.

Alocarea manuala pe comisii

1. Selectati documentul din lista.
2. Apasati Adauga comisie.
3. Selectati comisia din lista nou afisata.
4. Repetati operatia pentru fiecare comisie competenta. Aplicatia nu stabileste o limita a numarului de comisii; aceeasi comisie nu poate fi adaugata de doua ori.
5. Apasati Salveaza alocarea.

Alocarea tuturor comisiilor selectate este salvata intr-o singura operatie. Comisiile adaugate primesc notificare la adresa proprie, iar membrii marcati Primeste copie sunt inclusi in campul Cc. Un esec de email nu anuleaza alocarea; acesta este semnalat in interfata si in jurnalul de audit.

Pentru eliminarea unei comisii, apasati butonul de eliminare din dreptul acesteia si salvati din nou. Operatia anterioara ramane in istoricul documentului.

Procedura si selectia CAE

Selectarea procedurii

In sectiunea Procedura si selectie prioritara, alegeti Protocol 1, Protocol 2 sau alta procedura si inregistrati decizia CAE: In asteptare, Prioritar, Numai informare sau Neprimit in examinare. Campul de motiv permite consemnarea justificarii.

Tipul procedurii poate fi modificat numai inainte de inceperea lucrului. Dupa completarea unei etape ori inregistrarea unei avizari, schimbarea este blocata pentru protejarea istoricului.

Fluxul procedural

Sectiunea Flux procedural este organizata pe faze: Receptie, Selectie, Biroul Permanent, Sesizare, Documentare, Comisii, Plen, Publicare, Transmitere UE, Raspuns CE si Inchidere.

1. Deschideti faza dorita.
2. La operatiunea corespunzatoare, alegeti starea: Neinceputa, In lucru, Finalizata, Returnata sau Omisa justificat.
3. Completati responsabilul nominal si termenul.
4. Adaugati o nota atunci cand sunt necesare explicatii.
5. Apasati pictograma Salveaza etapa.

Etapele care presupun un livrabil nu pot fi finalizate fara fisierul obligatoriu. Alegerea Omisa justificat necesita completarea notei.

Fisiere si versiuni

Lista include documentele IPEX si documentele produse pe parcurs: fise pentru BP, memorandumuri 1.1/1.2, sesizari, solicitari, sinteze, avize, procese-verbale, raport CAE, proiecte de hotarare, opinii in romana si engleza, documente pentru publicare si raspunsuri ale Comisiei Europene.

Incarcarea unui fisier

1. Selectati tipul documentului.
2. Daca este o versiune noua, alegeti fisierul anterior in campul Versiune pentru.
3. Selectati fisierul local. Sunt acceptate PDF, DOCX si ODT, in limita afisata de aplicatie.
4. Completati nota cu modificarile relevante.
5. Apasati Incarca.

Fiecare upload pastreaza autorul, data, versiunea si amprenta SHA-256. Fisierul precedent nu este suprascris.

Utilizatorii comisiilor

Un utilizator de comisie vede numai documentele alocate comisiilor pentru care are drepturi. Poate incarca avize, puncte de vedere, procese-verbale si documente de lucru numai in dosarele respective.

Registrul corespondentei

Registrul pastreaza comunicarile de intrare si iesire legate de document.

1. Alegeti sensul: Intrare sau Iesire.
2. Selectati canalul: Aplicatie, Email, Registratura, IPEX, eTrustEx sau Altul.
3. Alegeti starea: Ciorna, Transmis, Confirmat, Primit sau Esuat.
4. Completati expeditorul, destinatarii si subiectul.
5. Adaugati numarul si data de inregistrare, daca exista.
6. Consemnati dovada ori observatiile si apasati Inregistreaza.

Inregistrarea unei comunicari nu echivaleaza automat cu confirmarea livrarii. Starea trebuie sa reflecte dovada disponibila.

Avizari si semnari

In coloana dedicata se completeaza nivelul institutional — de exemplu DGCPE, SGA, Secretar General, Biroul Permanent sau Presedintele Senatului — rezultatul, etapa si fisierul vizat. Apasati Inregistreaza pentru a adauga decizia in traseul documentului.

Roadmap si trasabilitate

Butonul Roadmap deschide reprezentarea grafica a parcursului. Fazele finalizate sunt marcate distinct, iar faza curenta este evidentiata. Indicatorii arata operatiunile inchise, comisiile alocate, fisierele de lucru si avizarile sau semnarile.

Sub traseul grafic sunt afisate toate cele 24 de operatiuni, cu responsabil si termen. Sectiunea Parcurs si interventii arata cronologic cine a lucrat, ce actiune a realizat, asupra carui obiect si la ce moment.

Meniul Logs

Meniul Logs este disponibil administratorului si prezinta activitatea auditabila: autentificari, modificari ale comisiilor, importuri, alocari, notificari, schimbari de stare, actualizari ale etapelor, uploaduri, descarcari, corespondenta, avizari si deploy-uri.

Coloanele indica data, operatia, utilizatorul, obiectul, detaliile, adresa IP si rezultatul. Indicatorul de integritate trebuie sa fie verde. Evenimentele sunt legate prin HMAC-SHA256; o modificare neautorizata a jurnalului produce o alerta de integritate.

• success indica o operatie finalizata.
• failure indica o operatie esuata, inclusiv notificari email netrimise.
• blocked indica o actiune oprita de politica de securitate.